Instruks for bruk av IT-utstyr ved Norges idrettshøgskole
Fastsatt av direktøren 10. juli 2006
Denne instruksen gjelder for all bruk av høgskolens utstyr for informasjonsteknologi, IT-utstyr. Med “IT-utstyr” siktes det til datamaskiner, PC’er, Mac’er, sluttbrukerutstyr, nettverk, programmer, data m.m. som stilles til disposisjon av høgskolen - inklusive lokale, nasjonale og internasjonale nettverk, eller andres anlegg som man får tilgang til gjennom slike ressurser. Privat datautstyr (eksempelvis bærbare PC’er) er også omfattet av denne instruksen dersom det er koplet til høgskolens nettverk. Instruksen gjelder for tilsatte, studenter og andre som får tilgang til IT-utstyret, heretter kalt “bruker”.
Denne instruksen skal være tilgjengelige for alle brukere gjennom høgskolens vev, og nye brukere skal gjøres kjent med at den eksisterer, og hvor den finnes, i forbindelse med tilsetting eller tildeling av konto.
Før en ny bruker får adgang til høgskolens IT-utstyr, skal det foreligge en underskrift, at vedkommende er kjent med denne instruksen og vil respektere den. Brukerne av IT-utstyr plikter å holde seg informert om den til enhver tid gjeldende instruks og eventuelle supplerende bestemmelser til denne.
Det vil være en eller flere tilsatte som har ansvar for høgskolens IT-utstyr, eller deler av det, på vedkommende sted. Slike personer er i denne instruksen kalt IT-ansvarlige.
En person som skal bruke høgskolens IT-utstyr må ha sitt eget godkjente brukernavn, kalt “brukerkonto”, og et lovlig passord. I spesielle tilfeller kan grupper av personer, f.eks. studentgrupper, ha en felles brukerkonto. For høgskolens tilsatte, og andre som skal ha tilsvarende rettigheter, tildeles brukerkonto etter rekvisisjon fra avdelingens eller den administrative fagseksjons ledelse. For studenter etter rekvisisjon fra studieadministrasjonen.
En bruker, eller gruppe av brukere, plikter å holde sin adgang til IT-utstyret stengt for andre. Passord må holdes hemmelige og skiftes senest etter seks måneder.
Følgende regler gjelder for valg av passord:
Følgende retningslinjer kan brukes for valg av passord:
Husk: Passordet er personlig og ingen andre skal ha kjennskap til dette.
En bruker er ansvarlig for alle handlinger som er utført fra brukerens konto.
En bruker plikter å forhindre at uautoriserte personer får tilgang til bruk av IT-utstyret. Hvis en oppdager uautorisert tilgang, eller forsøk på slik, må dette straks meldes til studentvakt eller IT-ansvarlig.
En bruker har plikt til å følge IT-ansvarliges anvisninger om bruk av IT-utstyret eller tjenester knyttet til dette. En bruker har plikt til å sette seg inn i bruksanvisning, dokumentasjon m.v. på forsvarlig måte slik at brukeren reduserer muligheten for av uvitenhet å skape risiko for driftsforstyrrelser eller tap av data, programmer eller utstyr.
En adgang til å bruke høgskolens IT-utstyr kan ikke lånes bort. Dette gjelder såvel brukerkonto, som passord og selve utstyret. Spesielt må lærere være klar over at høgskolens nettverk er delt opp i forskjellige sikkerhetssoner, og at utlån av lærers maskin til studentene kan slippe disse inn på deler av nettverket hvor det kan ligge følsomme data.
Det er forbudt å bruke, eller prøve å bruke, en adgang til høgskolens utstyr til å skaffe seg videre ulovlig adgang både på høgskolens eget utstyr og på andres utstyr som er koplet opp mot dette gjennom nettet.
Filer m.v. som er lagret under brukerens navn, brukeridentitet eller lignende skal brukeren selv slette. Skjer dette ikke innen rimelig tid, og senest innen 3 måneder, kan den IT-ansvarlige granske og slette slike filer m.v..
For ansatte overføres filer til seksjonssjefen.
En bruker må selv å treffe de tiltak som er nødvendige for at tap av data, programmer eller lignende skal få minst mulig følger. Dette gjøres ved sikkerhetskopiering, forsvarlig merking og oppbevaring av media ol.
Tilsattes data av verdi skal lagres på steder på nettet der det taes sikkerhetskopi ( på felles lagringsområder på servere). Lagring av data på lokal hard-disk på brukerens maskin, disketter ol. skjer på eget ansvar. IT-personalet tar ikke sikkerhetskopier av slikt utstyr.
Det taes sikkerhetskopi av student servere hver natt på hverdager. Studenter kan henvende seg IKT-seksjonen for å få tilbake slettede filer.
En bruker må være oppmerksom på at programmer eller data kan inneholde uønskede elementer (”virus” og liknende), og bidra til at høgskolens anlegg holdes fri for slike.
En bruker må være klar over at sikkerheten mot innsyn fra andre avhenger av hvor på høgskolens nettverk data er lagret. Data som er lagret på maskiner tilkoplet de deler av nettet som studentene har adgang til, må nærmest betraktes som fritt tilgjengelige. Sensitive data, herunder karakterer og eksamensoppgaver, må ikke lagres på slike steder. Slike data må heller ikke skrives ut på skrivere som står fritt tilgjengelig.
I forbindelse med etterforskning av mulig brudd på norsk lov, forbeholder høgskolen seg retten til å utlevere innholdet av platelagre, backuptaper o.l til politi eller påtalemyndighet, hvis dette ikke er i strid med andre lovbestemmelser.
En bruker må være klar over at data som sendes over nettet, f.eks. i form av elektronisk post, ikke er sikker mot innsyn fra andre. Hemmelig informasjon, f.eks. passord, eller følsomme data, f.eks. person opplysninger må aldri sendes på denne måten.
En bruker plikter å rapportere forhold som kan ha betydning for anleggets sikkerhet eller integritet til nærmeste foresatte og til den som har ansvar for datasikkerheten.
Norges idrettshøgskole er pålagt å følge Uninetts sikkerhetsbestemmelser. Spesielt skal høgskolen nettverk være segmentert i sikkert nettverk og studentnettverk. En bruker har ikke adgang til å gjøre noe som kan endre eller svekke denne segmenteringen. Det er f.eks. ikke adgang til:
Å ha flere nettverkskort i en maskin der kortene er på segmenter med ulikt sikkerhetsnivå. Å ha modem eller andre enheter for ekstern kommunikasjon tilkoplet maskiner på høgskolens nettverk, uten særskilt tillatelse fra IT-sjefen. Å gjøre endringer i den fysiske eller logiske kablingsstrukturen uten særskilt tillatelse fra IT-sjefen.
Hvis et rom med sikkert nettverk, får endret sitt bruksområde slik at det blir åpent for andre enn tilsatte, må IT-tjenesten straks varsles, slik at nettverket kan bli lagt om.
Det er ikke lov å bruke tjenestetilbudet på internett til virksomhet som kan skade eller hindre normal drift av noen maskin på nettet, hverken ved NIH eller andre steder.
Med en brukerkonto følger det rett til å bruke bestemte deler av høgskolens nettverk: Rett til å logge inn på bestemte servere, lagre og lese data fra bestemte områder og enheter, hente utskrifter på bestemte skrivere osv. Det er forbudt for en bruker å gå utenfor, eller prøve å gå utenfor disse områdene. Dette gjelder også om det skulle vise seg å være teknisk sett åpen adgang til områder som brukeren må forstå han/hun ikke skal ha adgang til.
En bruker må ikke søke å oppnå uautorisert tilgang til andres data, programmer m.m. Det er ikke adgang til å bruke IT-utstyret med andres brukerkonto, selv om en har vedkommendes tillatelse til dette. Unntatt fra dette er IT-personalet når dette er nødvendig p.g.a driftstekniske forhold, eller av brukerens seksjonssjef etter nærmere regler.
Andre brukeres filer er å betrakte som deres private eiendom. Lesning, kopiering, utskrift o.l. av slike filer kan bare gjøres i forståelse med eieren.
Behandling av personopplysninger som helt eller delvis skjer med elektroniske hjelpemidler er underlagt personopplysningsloven m/forskrifter. Den enkelte bruker må sørge for at personvernet blir ivaretatt i samsvar med dette regelverk og rutiner utarbeidet for dette. Spørsmål i forbindelse med personopplysningsloven generelt kan rettes til Personal¬seksjonen. Når det gjelder behandling av personopplysninger i forbindelse med forskning kan spørsmål rettes til Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste (NSD) som også er høgskolens personvernombud for forskere og studenter. Spørsmål i forbindelse med reglene i IT-instruksen for øvrig rettes til IKT-seksjonen.
Brukere har taushetsplikt om de personlige forhold som de måtte få kjennskap til gjennom bruk av anlegget.
En bruker må påse at høgskolens IT-anlegg ikke brukes til virksomhet som er i strid med norsk lov eller alminnelig sømmelighet. Det må f.eks. ikke hentes inn til, lagres på, eller sendes ut fra anlegget data eller informasjon som er ulovlig eller usømmelig.
En bruker skal være tilbakeholden med bruk av anlegget til virksomhet som ikke har direkte tilknytning til faglig virksomhet, administrasjon, egen forskning eller studier.
Spill og annen underholdningsprogramvare er ikke forbudt, men skal alltid brukes på en slik måte, og til slike tider, at det ikke beslaglegger ressurser som kunne vært brukt til høgskolens egentlige virksomhet. Driftsansvarlig og studentvakter på datarom kan beordre bruk av slike program stoppet, og fjerne programvaren med tilhørende datafiler fra høgskolens anlegg.
Høgskolens datanett, og andre nett som høgskolen er tilknyttet, må brukes på en slik måte at belastningen ikke blir unødig stor. Store datamengder må bare overføres, eller hentes inn når det er seriøs bruk for dem, og dette må, om mulig, gjøres på tider av døgnet da belastningen på nettet ellers er liten.
Høgskolens IT-utstyr, eller andres tilknyttede utstyr må aldri brukes på en slik måte at høgskolen, eller andre, påføres utgifter i form av tellerskritt, gebyrer eller liknende uten at det er avklart budsjettmessig dekning for dette på forhånd.
IT- og telefonutstyr må ikke flyttes fra et rom til et annet, uten etter avtale med IT-tjenesten. Dette må være slik, både av hensyn til inventarføringen og for å sikre segmenteringen av nettverket.
Høgskolen e-postsystem har en del adresselister som omfatter mange personer. Listene skal bare brukes til spredning av meldinger som er relevante ut fra høgskolens administrative eller faglige hensyn.
En må være svært tilbakeholden med å sende e-postmeldinger med vedlegg til adresselister. Hvis filer skal gjøres tilgjengelig for mange, skal dette skje ved hjelp av felles dataområder på disk, bruk av www, eller andre metoder der alle får tilgang til samme kopi av filen.
Det er ikke lov å sende e-postmeldinger fra NIH’s nettverk til adresselister, eller andre massedistribusjonsmekanismer, ved andre institusjoner, uten samtykke fra den mottakende institusjon.
Meldinger av sosial karakter, invitasjoner til sosialt samvær, fester arrangementer ol, kan sendes ut til adresselister der mottaker gruppen er relevant for det aktuelle arrangement. Hvis det er tvil, avgjør informasjonssjefen hvilke lister som er relevante i et konkret tilfelle.
E-postlistene skal ikke brukes til å påtvinge andre politiske, religiøse eller andre private meningsytringer.
Det er ikke lov å bruke høgskolens e-postsystem til å påtvinge andre salgs- og markedsføringsmateriale.
Det er ikke lov å bruke høgskolens e-postsystem til å bombardere andre med meldinger via e-post, eller på nyhetsgrupper (spamming). Det er heller ikke lov å fungere som rele for, eller på annen måte å støtte slik virksomhet. En skal heller ikke gi utenforstående som driver slik virksomhet, informasjon om e-postlister o.l ved NIH.
Ved publisering av personlige hjemmesider på NIHs maskiner plikter en å holde seg orientert om de retningslinjer for utforming av hjemmesider, som er publisert på NIH-veven. Retningslinjene trekker bl.a. opp grenser for hvordan NIHs logo og andre designelementer kan brukes på personlige hjemmesider.
Både til datamaskinprogrammer og til data (tekst så vel som samlinger av opplysninger som f.eks databaser) er det normalt knyttet rettigheter som gjør bruk avhengig av avtale med rettighetshaver. Bruker forplikter seg til å respektere andres rettigheter. Hvis brukeren er i tvil om rettighet (lisens) til slik bruk foreligger, må dette taes opp med IT-ansvarlig.
En bruker som selv legger inn programvare på høgskolens anlegg for egen bruk, eller som stiller programvare til rådighet for andre, plikter å sikre at nødvendige rettigheter til bruk (lisenser) foreligger. Dette gjelder også for spill og annen underholdningsprogramvare.
Når en bruker gjør informasjon tilgjengelig for andre, f.eks. gjennom WWW (World Wide Web), plikter vedkommende å undersøke om det er rettighetshavere til denne informasjonen og eventuelt gjøre avtale med disse. Slike rettighetshavere kan være forfattere, musikere, bildende kunstnere, fotografer og andre.
Når Høgskolen gjør programmer, data eller annet tilgjengelig, plikter bruker å respektere de begrensninger for bruk som følger av Høgskolens avtale med rettighetshaver. Avtalen vil alltid være tilgjengelig ved den som har ansvar for drift av nettet.
Brukeren har ikke adgang til å kopiere datamaskinprogrammer ved hjelp av Høgskolens utstyr utover det som følger av avtaler om disposisjonsrett (lisensavtaler).¨
Materiale som er belagt med opphavsrett må aldri legges inn på NIH’s datautstyr eller deles ut derifra, uten samtykke fra rettighetsinnehaver.
Uten spesiell tillatelse er det ikke lov å installere eller kjøre peer to peer fildelingsprogram (som f.eks. Napster, BitTorrent eller DC++) på NIH’s datautstyr, eller eget utstyr som er tilkoplet høgskolens nettverk. Slik tillatelse kan gis av IT-sjefen eller den han/hun delegerer dette til. Slik delegering og tillatelse må gis skriftlig.
Brukerne har selv ansvaret for bruk av opplysninger, programmer m.v. som gjøres tilgjengelig gjennom anlegget. Høgskolen fraskriver seg ansvar for økonomisk tap som følge av feil eller mangler i programmer, data, bruk av opplysninger fra tilgjengelige databaser eller andre opplysninger innhentet gjennom nettet m.v.
Den IT-ansvarlige har rett til å søke tilgang til den enkelte brukers reserverte områder i anlegget med sikte på å sikre anleggets funksjonalitet, eller å kontrollere at brukeren ikke krenker eller har krenket denne instruksens bestemmelser. Det forutsettes at slik tilgang bare søkes når det er av stor betydning for driften eller Høgskolens ansvar eller renommé.
Hvis den IT-ansvarlige søker slik tilgang hos tilsatte, skal brukeren straks varsles om dette på betryggende måte.
Hvis bruken av arbeidsstasjon, terminal eller annet sluttbrukerutstyr på grunn av driftssikkerhet eller av andre hensyn overvåkes av driftspersonalet, skal dette opplyses med merke på enheten eller på annen hensiktsmessig måte.
Den IT-ansvarlige har taushetsplikt med hensyn til opplysninger om brukeren eller brukerens virksomhet som den IT-ansvarlige får på denne måte, med det unntak at forhold som kan representere brudd på denne instruksen kan meddeles overordnet.
Når eget datautstyr koples til høgskolens nettverk med kabel, skal dette gjøres i datapunkter (kontakter) som er beregnet på slik tilkopling, og merket med dette.
Det er ikke lov å kople ned høgskolens eget datautstyr og erstatte det med privat. Dette gjelder også om det aktuelle utstyret til høgskolen er defekt eller ikke i bruk.
Når eget utstyr koples til høgskolens datanettverk, skal det benytte de internettadresser som utleveres automatisk fra nettverket (DHCP). Det er ikke anledning til å gå utenom dette uten skriftlig tillatelse fra IT-tjenesten. Maskinen skal alltid være synlig for dem som overvåker nettet ( for eksempel svare på PING).
Det er ikke lov å sette opp permanete tjenester (servere) på høgskolens nettverk uten tillatelse fra IT-tjenesten.
Tilkopling til NIHs nettverk skjer på eget ansvar. Høgskolen tar ikke ansvar for utstyr som blir skadet, stjålet eller på annen måte ødelagt i forbindelse med bruk mot høgskolens nettverk eller i høgskolens lokaler.
Ved brudd på, eller mistanke om brudd på, disse bestemmelsene, kan IT-ansvarlige uten videre inndra brukerrettigheter for inntil en uke. Høgskolens direktør eller den myndighet som har rekvirert brukerkontoen (se §2.1), kan inndra brukerrettighetene permanent. Hertil kommer de sanksjoner som kan gjøres gjeldende etter andre bestemmelser ved høgskolen, eller etter norsk lov.
Bruk fornuft. En god regel er at ikke alt som er mulig er lov. Dersom du er i tvil om bruken din er i samsvar med reglene og med god skikk og bruk, bør du kontakte IKT-seksjonen
Norges idrettshøgskole
10.07.2006